Die Planung einer Veranstaltung kann nicht nur viel Zeit in Anspruch nehmen, sondern auch richtig ins Geld gehen. Wer soll die Vorstellungen, die man hat, umsetzen? Wie koordiniere ich die unterschiedlichen Beteiligten? Wie behalte ich einen Überblick über das ganze Chaos?

Egal ob Geburtstagsfeier, Hochzeit, Abiball oder Klassentreffen. Wir unterstützen Sie gerne in allen Phasen Ihres Events unabhängig von Größe oder Komplexität.

 

Außerdem: Wenn Sie regelmäßig Events planen müssen: Wir bieten auch spezialisierte Workshops und Fortbildungen zur Eventplanung an. Schauen Sie hierzu unter dem Reiter Kulturschaffende – Fortbildungen nach unserem Fortbildungsangebot!

 

Wie bereite ich aber nun ein Event vor?

Wie auch bei öffentlichen Events teilen wir eine Veranstaltung in mehrere Phasen ein:

In der sogenannten Entwicklungsphase steht die Entwicklung Ihrer Idee und Ihres Konzeptes im Vordergrund. Wir beraten und leiten Sie durch ihre Einfälle, um ihre Vorstellungen zu sortieren, abzuwägen und zu verbessern.

 

Hierbei geht es insbesondere um die Begleitung ihrer Ideen-Entwicklung. Sie sollen die Möglichkeit haben, Überlegungen, Einfälle etc. zu sortieren und so zusammenzusetzen, damit ein durchführbares Gesamtkonzept entwickelt werden kann.In der Konzeptionsphase geht es nun darum, Ihre vorher entwickelte Idee in ein durchführbares Gesamtkonzept zu übertragen. Wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam Raumkonzepte, Zeitpläne, Kostenaufstellungen usw. damit einer einmaligen Veranstaltung nichts mehr im Wege steht.In der Vorbereitungsphase wir nun damit begonnen, Ihr Veranstaltungskonzept umzusetzen. Bühnenelemente werden hergestellt, Ticketverkäufe oder Einladungsversendungen beginnen und kurz vor der Durchführungsphase wird mit dem Aufbau Ihrer Veranstaltung an Ort und Stelle begonnen.

 

Besonders in dieser Phase kommt es auf eine kompetente und erfahrene Beratung an. Was passiert wenn einzelne Elemente nicht ankommen oder nicht den erwarteten Qualitätsansprüchen genügen? Gerade hier benötigt man Personen mit Nerven, Kontakten und individuelle und schnelle Lösungsansätze, damit alles genauso stattfindet, wie Sie es sich vorgestellt haben.Nun geht es ans Eingemachte. Nachdem für Ihre Veranstaltung alles vorbereitet wurde, wird diese nun nach dem Konzept durchgeführt. In ggf. plötzlich auftretenden Ausnahmesituationen wird eingegriffen und nach schnellen Lösungen zur Minimierung oder Vermeidung von Problemen gesucht.Nachdem ihre Veranstaltung für alle Teilnehmenden hoffentlich ein voller Erfolg gewesen ist, geht es nun in die Nachbereitungsphase. Die Veranstaltung wird abgebaut, Mietgegenstände überprüft und wieder zurückgegeben, ggf. werden alle Teilnehmer*innen nachinformiert (Danksagung etc.) und Erfahrungswerte werden für zukünftige Veranstaltungen festgehalten.

Da wir bezüglich privater Veranstaltungen häufig ähnliche Fragen bekommen, haben wir für Sie die Antworten auf die häufigsten hiervon zusammengestellt.

Sollte die Antwort auf Ihre Frage nicht dabei sein, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wir beraten Sie gerne und bis zu einem von Ihnen angenommenen Angebot entstehen Ihnen keine Kosten!Dies lässt sich im Allgemeinen schwer beantworten und hängt sehr von der Größe und Komplexität der Veranstaltung ab. Generell gilt: Je früher, desto besser! Während Sie eine kleine private Geburtstagsfeier vielleicht noch 3 Wochen im Vorhinein planen können, sollte aber z.B. ein Abiball mindestes 6 Monate (besser sogar ein Jahr) im Voraus geplant werden, da häufig eine Vielzahl an Jahrgängen zur selben Zeit Räume und Equipment für eine ebenfalls ähnlich große Veranstaltung benötigen.

Unabhängig davon, können wir auch kurzfristig Veranstaltungen für Sie planen. Sie sollten allerdings auch einberechnen, dass hierbei unter Umständen nicht alle Wünsche erfüllt werden können oder die Kosten für das Event stark ansteigen.

Früh planen lohnt sich sowohl für den Geldbeutel, als auch für die eigenen Nerven.Auch hierfür kann man im Allgemeinen keine direkte Antwort finden. Die Kosten für eine Veranstaltung hängen von der Größe der Veranstaltung (Anzahl der Teilnehmer*innen) und der Komplexität ab. Hierbei gilt es mehrere Kosten im Auge zu behalten:

  • Raumkosten
  • Kosten für Technikmiete (Ton, Licht, Video etc.)
  • Catering
  • Gebühren (Veranstaltungsanmeldung, GEMA-Gebühren)
  • Versicherungen
  • Beratungskosten
  • Marketing oder Information
  • sonstige Dienstleistungen (Photograph, Moderator*innen, Redner*innen etc.)
  • usw.

Die tatsächliche Antwort auf die Frage, ob eine Veranstaltung privat oder öffentlich ist, ist häufig im Einzelfall zu prüfen. Im Allgemeinen ist eine Veranstaltung nur dann privat wenn folgende zwei Faktoren erfüllt sind:

  • Merkmal der Abgrenzbarkeit des Personenkreises
  • Merkmal der Verbundenheit des Personenkreises

Abgrenzbarkeit

Ein Personenkreis gilt im Allgemeinen als abgegrenzt, wenn dieser nicht für Jedermann zugänglich ist. Das bedeutet, dass zu Ihrer Veranstaltung nur ein beschränkter Personenkreis erscheint bzw. Zutritt zum Event hat. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn nur geladene Gäste Einlass zur Veranstaltung erhalten und die Veranstaltung nicht über öffentliche Kanäle beworben wird.

 

Verbundenheit

Außerdem muss der Personenkreis, der an der Veranstaltung teilnimmt, ein Maß an Verbundenheit aufweisen. Dies gilt dann wenn unter den Beteiligten ein gegenseitiger Kontakt und eine private Sphäre vorliegt.

 

Die endgültige Bewertung, ob eine Veranstaltung privat oder öffentlich gewesen ist, wird letztendlich meist gerichtlich entschieden. Maßgeblich ist für die meisten Entscheidungen die Frage nach der privaten Sphäre, also der Tatsache ob eine Veranstaltung noch eine private Umgebung aufweist oder nicht mehr. Die Größe der Veranstaltung, der Ort o.Ä. ist entgegen der landläufigen Meinung meist für diese Bewertung unbedeutend. Eine Geburtstagsfeier unter der Familie ist – egal ob 10 oder 50 geladene Gäste und egal ob zuhause oder in einer Gaststätte – privat, eine betriebliche Feier mit Mitarbeiter*innen und ihren Partner*innen, Kund*innen und Geschäftspartner*innen erfüllt wohl eher nicht die Bedingungen nach einer Verbundenheit, auch wenn dies nur ein kleiner Kreis ist, der sich beim Chef zuhause oder in den Betriebsräumen trifft.

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